اتفاقية استخدام وتشغيل خدمة اكتفاء

تمهيد

الطرف الأول شركة سعودية مشغلة لنظام اكتفاء وهو نظام لإدارة الموارد البشرية ويملك الخبرة الكاملة والصلاحية المطلقة على النظام ويُعتبر ملكًا للطرف الأول، والطرف الثاني مستفيد من النظام ومشترك فيه حسب فئته المحددة في جدول أسعار الاشتراك.

البند الأول

التمهيد أعلاه جزء لا يتجزأ من هذه الاتفاقية. أي تعديل عليه أو شطبه يُلغي هذه الاتفاقية. كما أن اللغة العربية هي اللغة المعتمدة لهذه الاتفاقية في حال الاختلاف في المعاني.

البند الثاني: تعريفات وتنبيهات

• النظام: نظام اكتفاء.
• تعريف نظام اكتفاء: نظام إدارة موارد بشرية يعمل على السحابة الإلكترونية.
• الاشتراك: الاستفادة من خدمات النظام لمدة محددة ولا يعني تملك النظام أو نسخة منه.
• موفر الخدمة: شركة مجموعة زاد المعلومات التجارية (الطرف الأول).
• العميل/المشترك: المشترك في خدمة اكتفاء (الطرف الثاني).
• نشط فقط: موظف مُقيد ضمن العاملين لدى المنشأة.
• غير نشط: موظف ترك العمل لدى المنشأة ومقيد ضمن سجل غير نشط.
• مدة الاشتراك: سنة ميلادية من تاريخ تفعيل الخدمة بغض النظر عن الاستخدام، وتنتهي الاتفاقية بانتهاء المدة.
• أسعار الخدمة: سعر الاشتراك لسنة واحدة حسب الفئة، غير شامل الضرائب الحكومية.
• أنظمة معرِّف: أنظمة مملوكة للطرف الأول لحلول الحضور والانصراف.
• بصمة متصلة: أجهزة البصمة المرتبطة بالنظام.

البند الثالث: الاشتراك والترقية.

قائمة الأسعار.

عدد الموظفين	سعر الاشتراك السنوي	سعر تأسيس النظام
1 حتى 49	4000 ريال سعودي	1000 ريال سعودي
50 حتى 99	6000 ريال سعودي	1000 ريال سعودي
100 حتى 199	8000 ريال سعودي	2000 ريال سعودي
200 حتى 400	12000 ريال سعودي	2000 ريال سعودي
401 حتى 800	16000 ريال سعودي	3000 ريال سعودي
801 فأكثر	20 ريال سعودي لكل موظف	3000 ريال سعودي

• الأسعار أعلاه لسنة ميلادية واحدة.
• تُحسب الباقة بعدد الموظفين النشطين فقط.
• في حال تجاوز العدد، يتم ترقية الباقة للفئة المناسبة.
• ترقية الباقة تُحتسب وفق معادلات موضحة، والمبالغ الإضافية غير شاملة للضريبة.
• يمكن إضافة موظفين إضافيين بتكلفة 50 ريال لكل موظف، تنتهي صلاحيتها بانتهاء الاشتراك.
• رسوم تأسيس النظام تُدفع مرة واحدة عند الاشتراك الأول وتشمل إدخال البيانات خلال 30 يومًا.
• الأسعار لا تشمل أجهزة البصمة أو الحضور والانصراف.
• جميع الأسعار غير شاملة ضريبة القيمة المضافة.

البند الرابع: التدريب

• التدريب مجاني خلال أول 30 يومًا.
• يشمل 3 حصص تدريبية × ساعتين للمستخدم الرئيسي بمقر موفر الخدمة.
• يمكن التدريب بمقر العميل أو عن بعد بموافقة الموفر.
• التدريب الإضافي داخل الرياض: 250 ريال للحصة.
• التدريب خارج الرياض: 750 ريال للحصة (شامل تنقل وسكن).
• لا يُمنح تدريب مجاني عند التجديد أو تغيير المستخدم الرئيسي أو بعد مرور 30 يومًا.
• النظام يحتوي على مستندات مساعدة مدمجة.

البند الخامس: خدمات إضافية

1. خدمة مقيم: يشترك العميل فيها بشكل مستقل ويدفع رسومه عبر بوابة مقيم. اكتفاء لا تحصل أي رسوم ربط.
2. خدمة مدد: 1150 ريال سنويًا تضاف على الاشتراك، غير مستردة. اكتفاء وسيط فقط ولا تتحمل مسؤولية أعطال أو غرامات.
3. خدمة التأمينات (GOSI): رسوم تحدد بعرض سعر عند الطلب، وفق سياسة وأسعار شركة مصدر.
4. أي خدمات مستقبلية لها رسوم خاصة يتم إعلانها لاحقًا.
5. لا يوجد مساحة محددة للمشترك.
6. رسوم ربط الأجهزة: 200 ريال سنويًا لكل جهاز بصمة، ما عدا أجهزة اكتفاء المعفاة من رسوم الربط.
7. حلول معرِّف:
   • معرِّف QR: 250 ريال سنويًا لكل شركة.
   • معرِّف لوكيشن أو معرِّف مباشر: 1000 ريال سنويًا لكل شركة.

البند السادس: تخصيص النظام.

• يمكن طلب ميزات جديدة، وتُدرس من قبل الموفر.
• للموفر الحق في رفض الطلب إذا تعارض مع وظائف النظام.
• رسوم التخصيص تُحتسب حسب حجم العمل وتضاف سنويًا.
• تقارير إضافية مجانية حتى 4 تقارير سنويًا.
• تخصيص نسخة مستقلة: ابتداءً من 17000 ريال سنويًا (غير شامل الضريبة).
• تخصيص تطبيقات الجوال: 6000 ريال سنويًا لكل منصة (iOS أو Android).
• API مجاني لأول 2000 عملية شهريًا، ثم 0.40 ريال لكل عملية إضافية.

البند السابع: الشروط والأحكام العامة.

1. يلتزم الموفر بتوفير أقصى وسائل الحماية الإلكترونية.
2. للموفر حق الاطلاع على البيانات لتطوير النظام مع الالتزام بالسرية.
3. لا يحق للمشترك التعاقد مع طرف ثالث للتطوير.
4. يحق للموفر إنهاء الاشتراك في حالات: إساءة الاستخدام، الإخلال بالشروط، طلب الجهات المختصة، عدم السداد، أو عدم احترام موظفي الموفر.
5. إنهاء المشترك للاشتراك لا يترتب عليه إعادة مبالغ مدفوعة.
6. المشترك يُفترض أنه اطلع على ميزات النظام قبل الاشتراك.
7. لا يتحمل الموفر مسؤولية سوء استخدام (كلمات مرور أو ضعف أمني).
8. للموفر الحق في استخدام البيانات لأغراض التطوير.
9. المشترك يلتزم بعدم استخدام الخدمة بما يخالف أنظمة المملكة.
10. كلا الطرفين يلتزمان بسرية المعلومات.
11. يحق للعميل نسخة من قاعدة البيانات مرة واحدة، والنسخة الإضافية 200 ريال.
12. للموفر حق حذف البيانات بعد انتهاء الاشتراك دون إشعار.
13. للموفر حق مشاركة البيانات مع جهات حكومية رسمية عند الطلب.
14. لا يمكن حذف بيانات الموظفين أو تعديل رقم الهوية بعد حفظها.
15. يحق للموفر التحكم في أنواع وأحجام الملفات المرفوعة.
16. الدعم الفني متاح خلال أوقات العمل الرسمية.
17. الاستمرار في استخدام الخدمة يُعتبر موافقة على الاتفاقية.
18. العمليات الحسابية مبنية على أنظمة العمل السعودية؛ أي تعديل مسؤولية العميل.
19. نموذج الاشتراك ملحق أساسي ويُعتد به.
20. الظروف القاهرة تشمل الكوارث والأوبئة والحروب… إلخ.
21. أجهزة البصمة يجب أن تكون معتمدة من الموفر، وإلا قد تُفرض رسوم إضافية.
22. النظام يعتمد على التاريخ الميلادي.
23. الأرقام الوظيفية 1–9 محجوزة للنظام.
24. الميزات قابلة للتعديل أو الحذف حسب مصلحة النظام.
25. العميل أقر بأنه اطلع على كافة الميزات ومدى ملاءمتها.
26. النظام خدمة سحابية وقد يتعرض لأخطاء غير مقصودة، يلتزم الموفر بمعالجتها فور الإبلاغ.
27. حد المسؤولية: لا تتجاوز مسؤولية الموفر مجموع الرسوم المدفوعة خلال آخر 12 شهرًا.
28. مسؤولية العميل عن البيانات: يقر العميل أنه حصل على الموافقة المسبقة من الأفراد قبل إدخال بياناتهم، وأن البيانات تقع تحت مسؤوليته الكاملة.
29. يدعم النظام تعدد الشركات لذلك في حال طلب العميل خدمات مضافة غير اشتراك اكتفاء سيتطلب منه تعدد الاشتراكات للشركات الفرعية. على سبيل المثال لا الحصر: اشتراك خدمة مقيم أو اشتراك خدمة مدد أو اشتراك خدمة التأمينات الاجتماعية أو اشتراك خدمات معرف للحضور والانصراف.

البند الثامن: التقاضي

في حال نشوء خلاف يتعذر حله وديًا، تختص المحكمة التجارية بالرياض بالفصل فيه.

Introduction

The First Party is a Saudi company operating the Ektefa HR system with full authority and ownership. The Second Party is a subscriber according to the tier specified in the price table. Arabic is the official governing language.

Article 1

The introduction above is an integral part of this Agreement. Any amendment or deletion invalidates it. In case of discrepancies, the Arabic text shall prevail.

Article 2: Definitions and Key Notes

• System: Ektefa.
• Definition: A cloud-based HR management system.
• Subscription: Use of services for a defined term, not ownership.
• Service Provider: ZADIP Group (First Party).
• Client/Subscriber: The Second Party.
• Active: Registered employee.
• Inactive: Employee who left.
• Subscription Period: One Gregorian year from activation.
• Service Fees: Annual subscription price per tier, VAT exclusive.
• Muaref Systems: Attendance solutions owned by the First Party.
• Connected Fingerprint: Devices linked to the system.

Article 3: Subscription and Upgrades

Price Table

Employees	Annual Subscription	Setup Fees
1 to 49	SAR 4000	SAR 1000
50 to 99	SAR 6000	SAR 1000
100 to 199	SAR 8000	SAR 2000
200 to 400	SAR 12000	SAR 2000
401 to 800	SAR 16000	SAR 2000
801 and above	SAR 20 per employee	SAR 3000

• Prices above are for one-year subscriptions only.
• Tier is based on active employees.
• If exceeded, the tier is upgraded accordingly.
• Upgrade fees are calculated pro-rata.
• Additional employees: SAR 50 per employee, valid until subscription expiry.
• One-time setup fees are due at start, within 30 days.
• Prices exclude fingerprint/attendance devices.
• All prices are VAT exclusive.

Article 4: Training

• Free training for the first 30 days.
• 3 sessions × 2 hours at Provider’s premises.
• On-site or remote training available with approval.
• Extra sessions: SAR 250 (Riyadh), SAR 750 (outside Riyadh).
• No free training upon renewal or user change.
• Help documentation is included.

Article 5: Additional Services

1. Muqeem: Subscription independent; Ektefa does not charge integration fees.
2. Mudad: SAR 1150 annually, non-refundable, renews with Ektefa. Ektefa is an intermediary only.
3. GOSI: Fees quoted at request time, per Masder policy.
4. Future services: Separate fees apply.
5. No dedicated storage allocation.
6. Device Connection Fee: SAR 200/year per device, except EKTEFA devices, which are exempt.
7. Muaref Solutions:
   • Muaref QR: SAR 250 annually/Company
   • Muaref Location or Muaref Direct: SAR 1000 annually/Company

Article 6: System Customization

• Requests may be assessed; may be refused if conflicting.
• Fees depend on scope, added annually.
• Up to 4 free reports annually.
• Dedicated server customization: from SAR 17,000/year (VAT excl.).
• Mobile app customization: SAR 6000/year per platform.
• API: First 2000 transactions/month free, SAR 0.40 for extras.

Article 7: General Terms and Conditions

1. Provider ensures maximum cybersecurity.
2. Provider may access data for development; confidentiality applies.
3. Subscriber may not engage third parties for development.
4. Termination by Provider in cases: misuse, breach, authority order, non-payment, disrespect to staff.
5. Termination by Client: official letter; no refunds.
6. Subscriber is deemed to have reviewed all features prior to subscription.
7. Provider not liable for misuse (passwords, security negligence).
8. Provider may use data for system development.
9. Subscriber may not violate Saudi laws using the service.
10. Both parties must maintain confidentiality.
11. Client entitled to one database copy; additional copy SAR 200.
12. Provider may delete data after expiry without notice.
13. Data may be shared with government entities if formally requested.
14. Employee data cannot be deleted; IDs cannot be altered once saved.
15. Provider may control file uploads (size/type).
16. Support available during business hours.
17. Continued use = acceptance of Agreement.
18. Calculations built per Saudi labor law; changes are Client’s responsibility.
19. Subscription form is binding; primary user is main contact.
20. Force Majeure includes disasters, epidemics, wars, etc.
21. Fingerprint devices must be approved; unapproved may incur fees.
22. Gregorian calendar applies.
23. Employee IDs 1–9 reserved.
24. Features may be modified/deleted for security; alternatives provided.
25. Client acknowledges system suitability; no obligation to change except via customization.
26. Cloud nature may cause unintended errors; Provider will address promptly upon notice.
27. Limitation of Liability: Provider’s liability shall not exceed fees paid in the last 12 months. Exceptions: fraud, gross negligence, confidentiality breaches, data protection violations.
28. Client Responsibility for Data: Client confirms prior consent was obtained from all individuals before entering their personal data. All data entered is the sole responsibility of the Client. Provider bears no liability for its accuracy, legality, or authorization.
29. Since the system supports multiple companies, if a client requests additional services beyond the EKTEFA subscription, it will require multiple subscriptions for the subsidiary companies. For example, but not limited to, a subscription to the Muqeem service, the Mudad service, the Social Insurance service, or the Maaref service for attendance and departure.

Article 8: Litigation

Any dispute not resolved amicably shall fall under the jurisdiction of the Commercial Court in Riyadh.